Нужен ли мне какой либо отчёт о деятельности?

Ежедневные рабочие отчёты — всевидящее око руководителя

Нужен ли мне какой либо отчёт о деятельности?

Точность — вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Рабочее время сотрудников зачастую утекает на разговоры о погоде, бесконечные кофепития, копание в социальных сетях и… на неэффективное решение типовых задач!

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” —  такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”.

Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника.

Поэтому  руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ключевые принципы рабочих отчётов

  1. Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
  2. Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
  3. Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
  4. Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
  5. Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
  6. Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Первые рабочие отчёты некоторых ваших подчинённых могут неприятно удивить. Они об этом знают, поэтому будьте готовы, что ежедневным отчётам обрадуются далеко не все.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

  • 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
  • Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
  • Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
  • Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
  • Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.
  • “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
  • Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

  • Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
  • Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
  • Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
  • Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Основная выгода от ежедневных отчётов для сотрудника — непрерывный профессиональный апгрейд с помощью руководителя.

Требования к составу рабочего отчёта

  1. Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
  2. Достигнутый результат. (пример: “Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров”).

    Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.

    Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

    • Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
    • Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
    • Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
    • При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
  3. Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

    • Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Скриншот №1. Пример рабочего отчёта по итогам дня.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Скриншот №2. Пример результата задачи.

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY: 1) Отработано в офисе: HH:MM 2) Отработано из дома: HH:MM 3) Итого отработано: HH:MM 4) Больничный: HH:MM

5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.

Источник: http://openstud.ru/blog/for-businessmen/everyday-reports/

Отчет о движении денежных средств – Cash Flow Statement

Нужен ли мне какой либо отчёт о деятельности?

❓Хотите торговать биткоин и другие криптовалюты? Здесь вы узнаете, с чего начать

Источник: https://mindspace.ru/abcinvest/otchet-o-dvizhenii-denezhnyh-sredstv-cash-flow-statement/

«Покажите людям, как работают их деньги»: отчеты как инструмент фандрайзинга

Нужен ли мне какой либо отчёт о деятельности?

Как написать грамотный отчет, который станет эффективным способом для фандрайзинга: рекомендации Анастасии Ложкиной, директора по фандрайзингу благотворительного фонда «Арифметика добра». 

«Отчетность – это 50 процентов успеха фандрайзинга», — уверена Анастасия Ложкина, директор по фандрайзингу фонда «Арифметика добра». Формула — проста: просим, говорим спасибо, отчитываемся.  От отчета зависит, как у вас в дальнейшем будут проходить коммуникация.

Так строится доверие к фонду и его деятельности. Очень важно показывать людям, как работают их деньги».

Фонд «Арифметика добра» одним из первых подал заявку на конкурс годовых отчетов «Точка отчета» и поддерживает инициативу Форума доноров — флешмоб «Годовой отчёт — это просто». 

Виды отчетности

Отчетность бывает  внутренняя, когда все отделы ежемесячно отправляют информацию и данные о работе по определенной форме руководству, и внешняя – для частных и корпоративных доноров, ежемесячная, годовая, а также официальная (Минюста, заключение аудиторской проверки и тп). Крайне важно, чтобы фонд был внешне прозрачен. Отчет должен появляться на сайте фонда.

Зачем ваш отчет нужен аудитории и что это дает фонду?

Формирование доверия

Когда на сайте фонда есть ежегодные, ежемесячные отчеты, аудитория будет видеть, что ваш фонд – не что-то формальное, а живой организм, который работает. Кроме того, понятно становится, чем занимается фонд, какие у него программы: ведь в отчете это будет отражено.

Понимание объема и масштабов деятельности НКО

Важно дать точные цифры, сколько и как вы собрали средств за определенный период и сколько и куда потратили. В отчете также стоит отражать, в каких регионах работает фонд, ведь это говорит о серьезности ваших намерений, распространении экспертизы, а еще это привлекает потенциальных доноров из регионов вашего присутствия.

«Скажем, если я из отчета фонда узнала бы, что он работает в том числе в Удмуртии, я бы с еще большим интересом начала изучать отчет – потому что мне важно, как развивается тот регион, откуда я родом, — поясняет Анастасия Ложкина. — И мне захочется поддержать этот фонд – и тем самым и регион, где я родилась.

Благодаря таким мелким, казалось бы, деталям у фонда появляются новые доноры».

Прозрачность и открытость для людей

Если у фонда есть отчет – это говорит о его открытости перед аудиторией. Фонд не скрывает, чем он занимается и как реализует свои проекты.

Удивительно, что даже у крупных, известных фондов, которые работают уже более 10-15 лет, светятся в СМИ, у которых берут интервью, на сайтах нет отчетов. Или же есть, но старые, за 2014, 2015 годы. Это непрофессионально. Это отпугивает доноров и единомышленников. Ведь возникает резонный вопрос: что делал фонд после 2015 года, работал ли он?

Полезные хитрости

Инфографика – в тренде

Файлы в виде таблицы  Excel неинтересны и непонятны. Такой отчет подходит для аудиторов или финансистов. Но фонд обязательно должен делать яркий интересный отчет для своей аудитории, для общественности.

«Сегодня тренд – инфографика. Людям некогда читать длинные скучные отчеты, заполненные строками из цифр. Лучше это преподносить в виде интересных графических изображений», — советует Анастасия Ложкина.

Где разместить отчет на сайте?

Логичнее сделать это в разделе «О фонде», где можно публиковать ежемесячные и ежегодные отчеты, или же, если позволяет фронтальная страница сайта, сделать отдельную кнопку «Отчетность», хотя это бывает не всегда удобно при просмотре сайта. Удобно сделать на странице баннер «Наша отчетность» или «Как работают ваши деньги».

Зачем нужно отчитываться ежемесячно?

Не каждый благотворительный фонд может себе это позволить, поскольку не у всех такие большие бюджеты, каким-то организациям разумнее отчитываться раз в год.

Но если фонд ведет большую работу и ему удается собрать много средств, то разумнее раз в месяц напоминать посетителям своего сайта и сетей, своей целевой аудитории, на какие проекты в этом месяце были потрачены средства, что удалось сделать. Это повышает доверие к фонду.

В ежемесячном отчете достаточно показать какое-то одно яркое событие и запоминающиеся показатели по цифрам.

Если фонд это делает – то он воспринимается как фонд, дружественный своей аудитории, это своего рода знак внимания и уважения к донорам.

И еще один момент: не всегда частным донорам легко представить, что же дали их сто или триста рублей в общей большой многомиллионной цифре. Теряется значимость маленьких пожертвований. В ежемесячном же отчете появляется возможность показать, как работают «маленькие» деньги, насколько они нужны и важны фонду. Это, опять же, привлекает частных доноров.

«Мы сейчас выпустили свой полугодовой отчет. Он занимает всего пару страниц, мы подали его как рассказ-историю, — рассказывает Анастасия Ложкина. — Это путешествие Монетки – мы показываем, как деньги людей повлияли на судьбы семей и детей».

Рассказывайте в своих соцсетях об отчете

Новая тенденция – фонды не стесняются своих отчетов, не молча их публикуют, а активно пиарят их в своих соцсетях.

 «Благотворительные организации стали все более осознанно относиться к отчетности, фонды уже понимают, что от того, как много людей прочтет их отчет, а значит, узнают об их деятельности, зависит и дальнейшая фандрайзинговая работа, успешность денежных сборов в том числе», — поясняет Ложкина.

Частые ошибки

Отсутствие отчета как такового

«Вдумайтесь – каждый десятый фонд не имеет на сайте отчетности.  Многие говорят о том, что они отчитываются перед своими корпоративными и частными донорами, и не считают нужным давать сведения из отчета еще и на сайте публично.

Это на сегодняшний день грубейшая ошибка ведения фондом своей деятельности. Это потеря потенциальных доноров и повышение недоверия к вам. Итог – вы проигрываете в конкурентной борьбе другим фондам, которые прозрачны и открыты».

Пишите не для себя, а для людей

Ошибка фондов в том, что часто они пишут отчеты для себя. А нужно их писать для людей. Очень важно проверить интерес к отчету. «Я, написав отчет, стараюсь какое-то время не работать с ним. И потом, когда уже глаз не замылен, читаю снова.

Так я вижу какие-то недосказанности, неясности, и можно дошлифовать текст», — рассказывает Анастасия Ложкина.

Кроме того, полезно привлечь в качестве независимых экспертов ваших близких и друзей: дайте им почитать отчет и спросите, все ли им понятно, интересно ли им, или скучно, чего не хватило в поданной информации. Очень хорошо также предварительно дать почитать отчет донорам.

 «Даже финансовую отчетность донорам должно быть удобно читать. Я всегда получаю обратную связь от наших частных и корпоративных доноров, и это помогает нам делать отчеты лучше. Отдельное спасибо менеджеру КСО PepsiCo Russia Ольге Кавериной», — замечает Ложкина.

Нельзя делать сухой отчет

Фонд делает финансовый отчет, для различных официальных органов, аудита, но еще должен быть отчет для аудитории. Удачно, когда в нем применяется сторителлинг, рассказываются какие-то истории. Всегда большую отдачу имеют отчеты, ярко поданные, с иллюстрациями, инфографикой, рисунками..

Большие отчеты не читаются

Длинные тексты-простыни мелким шрифтом не читаются. Это скучно, это занимает много времени. Человек бросает чтение на полпути.  «70-80 и более страниц текста в отчете – это ошибка. Сокращайте. Идеальный вариант 20-30 страниц».

Заброшенная отчетность

Если на сайте фонда висят отчеты за предыдущие года, а свежих нет, это опять же подрывает доверие к фонду. Складывается ощущение, что сайт заброшен или что работа свернута. Если вы начали отчитываться перед аудиторией – продолжайте регулярно это делать.

Незаверенный отчет

Финансовый отчет это документ. В нем обязательно должны фигурировать печати и подписи, о чем фонды часто забывают.

Отсутствие в отчетности обоснования работы отделов и программ

Нельзя забывать, что отчет — это еще и разъяснение аудитории, чем заняты сотрудники фонда. Если в фонде есть отдел фандрайзинга, значит, полагают наши потенциальные доноры и благополучатели, есть компании, с которыми фонд сотрудничает, которые помогают. Если есть отдел пиара, значит,  о фонде рассказывают СМИ.

«Очень полезно в отчете упомянуть всех ваших партнеров, все компании, которые с вами работают. Если это крупные или известные компании, это еще одно очко в вашу пользу, значит, такие уважаемые компании вам доверяют. Ведь если фонд заключает сотрудничество с какой-то компанией, он проходит жесткую проверку.

И если он ее проходит успешно – это подтверждает высокий уровень его работы и надежность. Если СМИ о вас пишут, то это, опять же, кредит доверия, вы экспертная организация, ваше мнение важно и ценится. СМИ – это  гарант качества. Вообще, отчет – это ваши ступеньки к качеству.

Кроме того, тем самым объясняются и расходы фонда на свою административную деятельность», — поясняет Анастасия Ложкина.

Отчет фонда «Арифметика добра»

Лучшие примеры отчетов: выбор Анастасии Ложкиной

Отчет фонда «Открывая горизонты» – краткий, яркий, понятный отчет, картинки подкрепляются словами, потратив пять минут на чтение отчета, сразу понимаешь, чем занимается фонд.

Отчет фонда «Арифметика добра» — короткий, уложился в 20 страниц, очень много визуальной информации. Мы показали деятельность фонда через истории и события, использовали инфографику, честно прописываем наши административные расходы.

Отчет БФ «Катрен» — мало слов, много инфографики, лаконично и понятно.

Отчет фонда «Дорога вместе» —  сразу видно, что это международный стандарт качества. Очень четкая подача отчетности. Визуально красиво, слоганы подкрепляются деятельностью фонда.

Отчет Межрегиональной общественной организация содействия программе воспитания подрастающего поколения «Старшие Братья Старшие Сестры» — понятная и полезная инфографика.

Совет-упражнение

Вы  — представитель компании, которая планирует вложить 1 000 000 рублей в социальный проект. У вас 100 фондов на рассмотрении.  У вас по 10 минут на то, чтобы посмотреть сайт и изучить отчетность фонда. Ответьте на два вопроса: сколько времени заняло у вас найти отчет фонда на сайте? Понятно ли вам из годового отчета, чем занимается фонд, его масштабы и объемы привлекаемых средств?

Резюме

Отчет – важный фандрайзинговый инструмент. Вы вкладываете в него силы раз в год – но потом он будет работать на вас целый год и даже дольше. Идеальный отчет – это фактически мини-книжка о фонде и его работе.

Такой отчет можно распечатать и оформить и пойти с ним на любые переговоры, в СМИ или к потенциальному партнеру, — в нем четко и понятно рассказывается о вашей деятельности и вы точно знаете, что подача информации заинтересует вашего собеседника.

Если это не так – задумайтесь: значит, ваш отчет еще далек до идеала!

Источник: https://philanthropy.ru/analysis/2017/08/03/52998/

Режим осознанности: как отчёт благотворительного фонда помогает в работе

Нужен ли мне какой либо отчёт о деятельности?

Благотворительный фонд Елены и Геннадия Тимченко представил отчёт о деятельности за 2018 год.

Это стало поводом для разговора о том, зачем нужны отчёты некоммерческой организации (и особенно частному благотворительному фонду), кто их главная аудитория и как сделать, чтобы их читали.

Мария Морозова, директор Фонда Тимченко, рассказала, почему отчёт – это эффективный инструмент для аналитики и стратегического планирования. 

Мария Морозова. Фото предоставлено пресс-службой

Отчет – это принципиальная позиция  

Мы – частный семейный фонд, у нас один источник финансирования, и хотя нам не нужно привлекать дополнительные средства из других источников, мы с самого начала не сомневались, что делать отчёты очень важно.

Это связано с потребностью быть понятными и прозрачными, чтобы было видно, что мы делаем, зачем и какие результаты получаем. 

Делать отчёты мы стали с самого первого года существования. Фонд начал работать с декабря 2010 года, а по итогам 2011 года уже вышел публичный годовой отчёт — очень тоненький, очень милый, и я до сих пор его очень люблю.

Постепенно наши отчёты становились все объемнее, некоторые были настолько большими, что их незаинтересованным людям сложно было дочитать до конца. Мы экспериментировали с интерактивными отчётами.

Сейчас мы публикуем достаточно лаконичный вариант – наш годовой отчёт выходит на русском и английском языках в электронном формате smart-pdf и небольшим печатным тиражом на русском языке.

This slideshow requires JavaScript.

Это инструмент для структурирования работы

У нас в фонде большая потребность внутреннего анализа. Я всегда относилась к годовым отчётам как к еще одному инструменту очень честного и ответственного подведения итогов.

Отчёт дает возможность проанализировать, переварить, упорядочить, сделать выводы и двигаться дальше. То есть с одной стороны, отчет – это возможность рассказать о себе, с другой – инструмент для анализа. Поэтому как минимум двух зайцев мы в фонде убиваем.

Впрочем, добавьте, пожалуйста, что при этом ни один заяц не пострадал. 

Отчёту нужна внешняя оценка

Мы очень подробно и регулярно информируем Наблюдательный совет фонда о своих результатах – ежеквартально направляем им аналитические отчёты с содержательными и финансовыми показателями, рассказом о сложностях и развилках. Годовые же отчёты предназначены для публичного представления, а значит, люди могут читать критически, перепроверять, — и это тоже очень дисциплинирует. 

Поэтому для нас подготовка отчётов – это ещё и возможность увидеть себя со стороны, другими глазами. Находясь внутри процесса, взгляд замыливается, какие-то вещи кажутся очевидными нам, но могут быть непонятны людям, и, наоборот, – мы можем не видеть каких-то недостатков, заметных внешнему читателю. 

Для этого мы проводим общественные слушания и анкетирование – чтобы иметь возможность получить такую обратную связь.

Слушания в Общественной палате мы проводим с 2014 года, в них принимают участие эксперты из разных сфер, модерирует традиционно директор «Агентства социальной информации» Елена Тополева-Солдунова.

Мы учитываем многие комментарии и предложения, полученные во время обсуждения. И для нас это очень важная обратная связь, такая комплексная процедура помогает не только при подготовке отчёта, но и в работе фонда в целом.

Новое освоение 
 Забайкалья

Это возможность привлечь новую аудиторию и новых партнёров

Я не исключаю, что есть частные благотворительные фонды, для которых единственным стейкхолдером является учредитель, он же единственный донор, и внутренняя отчётность перед ним — это единственная форма отчётности, которая необходима. То есть у фонда нет потребности рассказать о себе еще и обществу. 

Но для большинства НКО грамотный отчёт – это возможность привлечь новых партнёров: общественные организации, бизнес, органы власти; показать свои ресурсы для реализации социальных проектов. И, конечно, это возможность рассказать о себе потенциальным благополучателям.

Для нас это именно так. аудитория наших отчётов – это партнёры и благополучатели, как реальные так и будущие, с которыми мы могли бы выстраивать сотрудничество.

Поскольку НКО бывают разные, задачи в годовой отчётности у всех разные. Для тех НКО, которые занимаются массовым фандрайзингом, основное – работа с донорами, причем как существующими, так и потенциальными.

Кроме того, хороший годовой отчёт некоммерческой организации в любом случае привлекает внимание общества к тем проблемам, которыми она занимается и которые кажутся авторам наиболее важными.

Это просветительский инструмент воздействия, в хорошем смысле слова. 

7 социальных бизнес-проектов, которые развиваются и зарабатывают

Это отражение работы всего сектора

Для нашего фонда еще одна важная часть аудитории — сектор НКО в целом. С одной стороны, нам важно быть понятными, а с другой — для нас это в какой-то степени вдохновляющая работа.

Конечно, многие НКО делают качественные и интересные отчёты, но тем не менее хотелось бы, чтобы это стало общей практикой и правилом хорошего тона. Поэтому у нас есть, в том числе, и просветительская миссия, мы делимся опытом и показываем, как можно делать отчёты.

Во всех наших отчётах обязательно представлены наши благополучатели — организации и люди с их историями, с их прямой речью, с цитатами. Нам как фонду, который работает через партнёров, важно давать им слово.

Мы понимаем, что наши результаты — это в конечном итоге их результаты. Возможность показать их отношение, их мнение, их истории — очень важная часть годовых отчётов.

Отчёт – не про цифры, а про людей

У нас в отчёте очень много инфографики и цифр.

В 2018 году весь бюджет Фонда Тимченко составил 875 млн рублей, поддержано 544 проекта на общую сумму 794 млн рублей. Но нам важнее получить не эти операционные результаты, которые проще всего увидеть и собрать, а реальные изменения в жизни людей, которые происходят благодаря нашей работе.

Так, мы пишем в отчёте, что за последние три года более 2,5 тысяч детей смогли улучшить своё благополучие.

Но для нас это не просто фраза, мы точно знаем в каждом случае, в чем заключается улучшение: для кого-то укрепление здоровья, для кого-то оздоровление отношений с родителями или сверстниками.

Мы пишем, что было сохранено 140 кризисных семей, и что 106 детей вернулись в свои родные семьи. Казалось бы, это не очень большая цифра, но за ней стоит очень серьёзная длительная работа множества людей. 

Без границ: лучшие конкурсы и гранты для лидеров НКО по всему миру

В отчёте важна точность

С 2012 и до 2016 года мы делали отчеты по стандартам GRI, с независимым аудитом, и этот опыт приучил нас очень ответственно формулировать все пункты отчёта.

За это время в фонде была выработана работающая система мониторинга и оценки с системой ключевых показателей, по которым собирается и верифицируется информация в течение года.

Но до этого несколько лет мы выстраивали эту систему, нам приходилось очень много перепроверять, уточнять, пересчитывать. Зато теперь мы осознанно отвечаем за представленные в отчёте результаты.

Подготовка отчёта требует больших ресурсов

У многих небольших некоммерческих организаций с ограниченными ресурсами — человеческими, финансовыми, — нет возможности осуществить такой масштабный проект как подготовка годового отчёта.

Поэтому меня огорчает, когда я слышу призывы на различных площадках: “Давайте будем более прозрачными! Давайте будем более открытыми, будем качественно и правильно отчитываться!” Конечно, это очень яркий лозунг, но я прекрасно знаю, каких ресурсов требует подготовка хорошего отчёта.

Очень часто в небольших командах, которые ограничены в средствах, у которых очень много практической полевой работы, этих ресурсов нет. Поэтому нужно думать о том, что делать, как им помочь, возможно, это должны быть гранты или другие дополнительные средства.

Многие НКО не то что не хотят или не видят смысла в этой работе, просто у них действительно мало возможностей. Работа с информацией, анализ требуют компетенций, времени, экспертизы и включенности команды.

При том, что это еще и подготовка текстов, дизайн, техническая работа.

Мы в фонде в конце каждого года подводим итоги, сопоставляем их с показателями системы мониторинга и оценки, предъявляем это Наблюдательному совету фонда с анализом, с выводами.

Потом в первом квартале наступившего года у нас проходит финансовый аудит, после чего мы приступаем к подготовке отчета. На внутренней встрече обсуждается концепция: цели, задачи, структура, показатели; далее – этап проведения интервью с руководителями программ.

Важная часть годового отчёта — истории благополучателей – кейсы из практики. В течение года мы посещаем наших благополучателей. Из этих поездок мы привозим фотографии и рассказы. Их мы обязательно используем у отчете.

Когда рукопись основного текста и кейсы собраны, мы выходим на общественные слушания. Параллельно разрабатывается художественно-графическая концепция и верстается под электронный и печатный форматы.

«И строить, и жить»: как песни и благотворительные шоу помогают малым территориям на Алтае

Нужны не отчёты ради отчётов, а система анализа работы

По сути отчёт нужен, чтобы развить ответственное, осознанное отношение к собственной работе: некоммерческая организация работает для живых людей, и каким-то образом меняет их жизнь.

И если мы не будем по-честному думать, к каким результатам приводит наша деятельность, мы не сможем себя считать настоящей благотворительной организацией. Важно постоянно останавливаться, сверять часы, убеждаться в том, что мы приносим реальное благо.

А если этой привычки нет, то результаты могут оказаться иллюзорными.

Самое сложное и полезное — это как раз выстроить внутри своей организации такую культуру и ответственное отношение к работе.

У многих в третьем секторе есть внутреннее ощущение: раз мы хотим делать что-то хорошее и тратим на это время и средства, значит, это априори приведет к позитивным изменениям. Но мы же знаем, куда иногда ведут благие намерения.

Наши действия не всегда приносят положительный результат, это не аксиома, а, скорее, теорема, которую каждый раз необходимо доказывать. В первую очередь себе. Доказывать и проверять, действительно ли наша работа приносит результаты и пользу конкретным людям. Такой процесс получения доказательств мне кажется очень важным.

И конечно, я прекрасно понимаю, как это сложно, потому что речь не о сухих цифрах, а о живых людях с их судьбами. Отследить изменения в их жизни —  очень сложная задача. Мы как фонд прошли через непростой период в формировании своей системы оценки. На жизнь человека влияет множество факторов, и вычленить из них свой вклад — непростая задача.

И конечно, мы никогда не сможем получить ответы на все свои сомнения и вопросы. Но некоммерческие организации должны стараться понять, как меняется жизнь людей под воздействием их усилий.

Источник: https://philanthropy.ru/analysis/2019/10/04/81049/

Сфера закона
Добавить комментарий