Предусмотрена ли для нового работника компенсация затрат при переезде?

Компенсация расходов на переезд сотрудников

Предусмотрена ли для нового работника компенсация затрат при переезде?
Как учесть компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы 

Вопрос: На работу трудоустроили сотрудника, который прилетел с другого города.

При трудоустройстве сотрудник предоставил электронный авиабилет и посадочный талон.

Возможно ли оплатить сотруднику стоимость авиабилета? Нужно ли прописать в трудовом договоре, что при трудоустройстве организация компенсирует сотруднику расходы на авиаперелет? Нужно ли со стоимости выплаты сотруднику стоимости авиабилета удерживать НДФЛ, взносы? Можно ли затраты сотрудника на авиабилеты принять к расходам и уменьшить на полную стоимость налог на прибыль? Как провести в бухгалтерском и налоговом учете по проводкам расходы сотрудника на авиабилет? К каким видам расходов отнести расходы на авиабилет- к прочим или к оплате труда?

Ответ: Законодательство не ограничивает организацию в праве оплатить расходы на проезд нового сотрудника.

Если трудовой договор заключен до того как сотрудник вылетел из места нахождения, то имеет смысл прописать, если же трудовой договор заключен после, то эта формулировка не будет иметь никакого смысла, так как на момент вылета трудовой договор не действовал и действия сотрудника, как и последующая выплата компенсации осуществляется за период, когда ни трудовых отношений не было, ни даже договор не был заключен.

Что касается страховых взносов и НДФЛ, то здесь ситуация очень неоднозначная.

Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (ст. 169 ТК РФ).

 При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается. До заключения трудового договора нормы статьи 169 Трудового кодекса РФ не применяются.

Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 208, п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приводится в пункте 1 статьи 420 Налогового кодекса РФ.

Однако, в Вашем случае, компенсация фактических расходов будет происходить уже в период действия трудового договора, и если подходить к этой проблеме так, то не должно возникать НДФЛ и взносов:

НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 10 февраля 2016 № 03-03-06/3/6878);

взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);

взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ, письмо ФСС России от 18 декабря 2012 № 15-03-11/08-16893).

Однако, если Вы не удержите НДФЛ, споры не исключены.

Можно, если трудовой договор заключен раньше, чем вылет сотрудника. В случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст.

 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Аналогичные выводы в письмах Минфина России от 23 ноября 2011 № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 № 03-03-05/138.

Хоть эти разъяснения про компенсацию расходов на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Однако налоговики на местах против учета таких расходов, то есть споры не исключены.

При этом организация может учесть данные расходы и в составе прочих, так как их перечень открыт и организация самостоятельно определяет согласно статье 252 НК РФ к какому виду расходов относить расход, если его можно отнести к нескольким.

В бухучете отразите:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73 – счет затрат в зависимости от того на каком счете будут учитываться расходы по зарплате данного сотрудника

Если будете удерживать НДФЛ, то соответственно:

Дебет 73 Кредит 68.

Обоснование

Как учесть компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность

Можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из другого города в местность нахождения организации

Да, можно.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);

с обустройством на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

Такой порядок предусмотрен статьей 169 Трудового кодекса РФ.

Однако правила статьи 169 Трудового кодекса РФ распространяются только на ситуации, когда на момент переезда сотрудник состоит в трудовых отношениях с тем же работодателем, по договоренности с которым он переезжает.

То есть при найме нового сотрудника, в том числе иногороднего, и компенсации ему расходов по переезду руководствоваться статьей 169 Трудового кодекса РФ нельзя.

Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 14 июля 2009 № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на его переезд в другую местность (ст. 41 ТК РФ).

Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (ст. 169 ТК РФ). При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается.

До заключения трудового договора нормы статьи 169 Трудового кодекса РФ не применяются.

Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 208, п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приводится в пункте 1 статьи 420 Налогового кодекса РФ.

Нет оснований и для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным.

Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор.

Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные.

К примеру, сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы на другое. В этом случае применяйте положения статьи 169 Трудового кодекса РФ (подп. 5 п. 1 ст.

 264 НК РФ, письма Минфина России от 23 ноября 2011 № 03-03-06/1/773, от 23 июля 2009 № 03-03-05/138).

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Аналогичные выводы в письмах Минфина России от 23 ноября 2011 № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 № 03-03-05/138.

Хоть эти разъяснения про компенсацию расходов на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции.

Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором).

Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/240688-kompensatsiya-rashodov-na-pereezd-sotrudnikov

Компенсации, положенные работнику при переезде на работу в другую местность (Соболева Е.А.)

Предусмотрена ли для нового работника компенсация затрат при переезде?

Дата размещения статьи: 05.08.2015

Статьей 165 ТК РФ установлены случаи предоставления работникам гарантий и компенсаций. В ней сказано: помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом, работникам предоставляются гарантии и компенсации, в частности, при переезде на работу в другую местность.

В статье расскажем о порядке предоставления этих гарантий, а также о размере возмещения расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность. Кроме того, рассмотрим налогообложение данных компенсаций и бухгалтерский учет.Напомним, что согласно ст. 72.

1 ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. При этом согласно п.

16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Кроме того, по письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод на постоянную работу к другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).Запрещается переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

При согласии работника на перевод в другую местность вместе с работодателем стороны заключают дополнительное соглашение и работодатель издает приказ о переводе работника.

Какие компенсации положены работнику при переезде на работу в другую местность?

Согласно ст.

169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность последний обязан возместить работнику:- расходы на переезд работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);- расходы на обустройство на новом месте жительства.При этом конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Однако для сотрудников, работающих в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов в связи с их переездом на работу в другую местность установлены Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 N 187 (далее – Постановление N 187).Возмещение расходов на переезд. В силу пп. “а” п. 1 Постановления N 187 возмещение таких расходов осуществляется по предварительной договоренности с работодателем в следующих размерах:1) в части расходов на переезд работника и членов его семьи (включая оплату расходов на оформление проездных документов, расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:- железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;- водным транспортом – в каюте группы V морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории II речного судна всех линий сообщения, в каюте категории I судна паромной переправы;- воздушным транспортом – в салоне экономического класса;- автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);2) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;- водным транспортом – в каюте группы X морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории III речного судна всех линий сообщения;- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.Возмещение расходов на провоз багажа. Согласно пп. “б” п. 1 Постановления N 187 расходы на провоз имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов (грузобагажа) железнодорожным транспортом. При отсутствии указанных видов транспорта возмещаются расходы на провоз имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.Обратите внимание! Расходы, предусмотренные пп. “а” и “б” п. 1 Постановления N 187, не подлежат возмещению в случае, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.Возмещение расходов на обустройство на новом месте жительства. Такие расходы возмещаются в следующих размерах (пп. “в” п. 1 Постановления N 187):- на работника – в размере месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы;- на каждого переезжающего члена его семьи – в размере 1/4 должностного оклада (1/4 месячной тарифной ставки) по новому месту работы работника.Дополнительные компенсации. При переезде сотрудника на работу в другую местность предусмотрена выплата ему суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в пути следования к новому месту работы (пп. “г” п. 1 Постановления N 187).

Кто обязан возмещать расходы, связанные с переездом сотрудника на новое место работы?

Согласно п. 4 Постановления N 187 возмещение расходов в размерах, указанных в п. 1 данного Постановления, осуществляется организациями, в которые переводятся, направляются или принимаются на работу работники.

При этом расходы возмещаются в пределах ассигнований, выделенных этим организациям из федерального бюджета на реализацию мероприятий, связанных с переездом работников на работу в другую местность, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации.

На практике можно выделить следующие особенности возмещения расходов работника на переезд и обустройство на новом месте жительства:- если заранее невозможно точно определить размер подлежащих возмещению расходов в связи с переездом работника на работу в другую местность, ему по предварительной договоренности с работодателем выдается аванс (п.

2 Постановления N 187);- расходы, связанные с переездом членов семьи работника и провозом их имущества, а также расходы на их обустройство на новом месте жительства возмещаются при условии, что они должны переехать на новое место жительства работника до истечения одного года со дня фактического предоставления жилого помещения (п.

3 Постановления N 187);- организация имеет право возмещать расходы, связанные с переездом сотрудника на работу в другую местность, в размерах, превышающих установленные п. 1 Постановления N 187. Кроме того, организация может возмещать иные расходы, связанные с переездом, но при условии, что они были произведены работником с согласия работодателя.

Указанные расходы осуществляются организацией за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, а также за счет средств, полученных в установленном порядке от предпринимательской или иной приносящей доход деятельности (п. 5 Постановления N 187).

В каких случаях работник обязан вернуть сумму компенсации?

Пунктом 6 Постановления N 187 предусмотрены случаи, когда работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность:- если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины;- если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором (а при отсутствии такого срока – до истечения одного года работы), уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ стали основанием для прекращения трудового договора.К сведению. В случае если работник не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, он обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных им расходов на его переезд и переезд членов его семьи, а также расходов на провоз имущества.В заключение данного раздела отметим, что Постановление N 187 не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность (п. 7). Таким примером могут служить лица, заключившие трудовые договоры о работе в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшие в соответствии с этими договорами из других регионов РФ. Этим лицам компенсации расходов, связанных с переездом, установлены ст. 326 ТК РФ. Согласно данной статье за счет средств работодателя работнику предоставляются следующие гарантии и компенсации:- единовременное пособие в размере двух месячных тарифных ставок, окладов (должностных окладов) и единовременное пособие на каждого прибывающего с ним члена его семьи в размере половины месячной тарифной ставки, оклада (должностного оклада) работника;- оплата стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах территории РФ по фактическим расходам, а также стоимости провоза багажа не более 5 т на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом;- оплачиваемый отпуск продолжительностью семь календарных дней для обустройства на новом месте жительства.При этом размеры, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, работающим в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, – органами местного самоуправления.

Исчисление налогов и сборов при возмещении расходов, связанных с переездом сотрудника на работу

в другую местность

Источник: http://xn----7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai/article/11114

Сфера закона
Добавить комментарий